I regolamenti interni aziendali sono uno strumento di cui dovrebbe essere dotata ogni organizzazione che punti all’efficienza. E se ben ci riflettiamo non è assolutamente qualcosa di strano.
Ogni datore di lavoro privato dovrebbe dotare la propria realtà aziendale di apposite norme comportamentali, per regolamentare la vita dell’impresa e stabilire, quali comportamenti devono tenere i dipendenti e quali invece sono da considerare vietati.
Dal controllo all’efficienza, il salto di paradigma dei regolamenti interni
Progettare e realizzare un regolamento aziendale non significa controllo maniacale, censura o atteggiamenti di Orwelliana memoria. Semmai l’obiettivo è migliorare la cooperazione, il clima nell’ambiente di lavoro, prevenire i conflitti e permettere a tutti di lavorare in sicurezza, in tutti gli ambiti.
Regolamenti aziendali e dipendenti:
i limiti dei contratti collettivi e quelli individuali
La legge ed i contratti collettivi ci danno solo un aiuto marginale, dando delle indicazioni piuttosto generali.
Il codice civile, infatti, all’art. 2104 prevede l’obbligo di diligenza e di obbedienza, mentre l’art. 2105 impone al lavoratore un obbligo di fedeltà, mediante due divieti:
- il divieto di concorrenza in pendenza di rapporto
- ed il divieto di divulgazione e di uso (improprio) di notizie attinenti all’organizzazione ed ai metodi di produzione aziendale.
I contratti collettivi introducono, invece, norme comportamentali più specifiche, in ragione del settore di intervento, ma che difficilmente possono ritenersi, da sole, idonee a garantire una adeguata “base giuridica” per l’impresa.
I contratti di lavoro individuali offrono al datore un ulteriore momento per dare, già in sede di assunzione, una disciplina più specifica al singolo rapporto lavorativo, mediante l’inserimento di clausole ad personam (ma che come tali avranno effetto solo nei confronti del singolo dipendente).
Il datore di lavoro, dunque, può (e anzi dovrebbe sempre) prevedere una serie di norme specifiche, vestite sulla propria realtà aziendale, che andranno a costituire la normativa vigente in azienda, che tutti i dipendenti sono tenuti a rispettare. Il tutto, chiaramente, nel fermo rispetto della normativa sovrana in materia di lavoro.
L’utilità dei regolamenti interni aziendali,
nella pratica quotidiana
La creazione di regolamenti interni all’azienda è dunque particolarmente utile per prevenire i motivi di conflitto, migliorare l’efficienza e la qualità del lavoro e promuovere un’adeguata tutela del personale e del patrimonio aziendale.
Potranno essere disciplinati i comportamenti che i lavoratori devono tenere in ingresso e in uscita dall’azienda (ad es: circa l’orario di lavoro, il cambio di indumenti, le timbrature, etc.) così come quelli nell’esecuzione delle specifiche mansioni impartite. Potrà prevedersi uno specifico meccanismo per istituzionalizzare le comunicazioni di ritardi, assenze, richieste di permessi, ferie e pause. Potrà essere regolamentato l’utilizzo dei materiali e dei beni aziendali, per responsabilizzare i dipendenti con oneri di manutenzione e segnalazione ai superiori, nonché per evitare sprechi e garantirne la massima efficienza.
Sotto questa luce i regolamenti interni in un’azienda non sembrano poi così male, giusto? D’altronde non dobbiamo mai dimenticare che le regole non sono fatte per limitare, ma per rendere chiare le libertà e garantire spazi di movimento nei quali tutti si sentano al sicuro.
Regolamento aziendale e tecnologie
Ancora più indispensabile appare oggigiorno disciplinare l’utilizzo di quelle particolari dotazioni tecnologiche quali pc, tablet, smatphone, software, etc., al fine di evitarne un uso improprio e, quindi, l’eventuale danno che ne potrebbe derivare. I lavoratori devono infatti sapere qual è il comportamento da tenere nell’impiego di hardware e software, cosa devono o possono fare con il computer in uso, quali siti possono consultare e se possono ad esempio accedere ai social network, durante l’orario di lavoro o solo durante la pausa; se possono utilizzare l’email aziendale anche per comunicazioni personali e quali software possono eventualmente scaricare dal web, devono sapere come e dove salvare files e le email, come comportarsi in caso di anomalie o guasti. E così anche per gli altri supporti informatici.
Regolamenti interni aziendali e meccanismi di controllo
È fondamentale stabilire delle forme e modalità di controllo, da parte del datore di lavoro e dei suoi delegati, sulle dotazioni e sui beni aziendali, sia per verificarne costantemente il buon funzionamento, sia per verificarne l’uso improprio.
Tale disciplina dovrà essere dettagliata, prevedendo apposite policies aziendali, oggi ancor più di prima, in conseguenza della nuova normativa in materia di privacy, che impone l’impiego di password e molte altre accortezze.
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Ma non solo.
E’ noto che un utilizzo improprio della tecnologia possa aprire le porte alle minacce presenti in rete: spesso è infatti sufficiente l’apertura di un sito o di un’email sbagliata per compromettere l’intera operatività dell’azienda. Ma nessuna responsabilità potrà essere attribuita al lavoratore per il maldestro click del mouse qualora non sia stato prima istruito debitamente dal datore di lavoro.
L’impresa deve pertanto dotarsi di un proprio regolamento interno, in cui versare tutte le norme comportamentali e le policies aziendali più opportune a seconda dell’attività svolta dall’impresa, avendo cura di disciplinare nel dettaglio tutti quei comportamenti che ritiene rilevanti, a tutela dell’azienda, del personale stesso e di terzi.
La comunicazione e diffusione dei regolamenti aziendali interni e le sanzioni disciplinari
Per garantire il pieno rispetto delle disposizioni del regolamento aziendale predisposto, sarà necessario prevedere espressamente che, in caso di loro osservanza, verranno irrogate, secondo gravità, le sanzioni disciplinari di cui al CCNL applicato al rapporto di lavoro.
Il regolamento aziendale dovrà essere quindi affisso in bacheca, o in altro luogo accessibile a tutti i dipendenti, assieme al codice disciplinare, ai sensi dell’art. 7, L. 300/70 (Statuto dei lavoratori).
L’affissione non ammette equipollenti (nemmeno la sottoscrizione per ricevuta da parte dei singoli lavoratori).
Solo in tal modo potranno dettarsi regole cogenti per l’intera azienda, la cui violazione potrà determinare l’apertura del procedimento disciplinare previsto dal secondo comma dell’art. 7, L. 300/70.
Ma al di là dell’aspetto sanzionatorio, si ribadisce che la finalità dei regolamenti interni aziendali è quella di dotare l’impresa di un impianto di regole atte a garantire una maggiore efficienza del lavoro, tramite la consapevolezza dei comportamenti da tenere in ogni processo produttivo.
